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Braintrust – Systematischer Austausch

Ein Format der kollegialen Beratung für den Bundesverband

Im Folgenden wird beschrieben, wie du selbst eine kollegiale Beratung nach dem Braintrust-Prinzip organisieren kannst. Darauf aufmerksam wurde ich durch Hans Walter Schäfer, der damit schon jahrelange Erfahrung hat. Meine eigenen Erfahrungen und die Ergebnisse eines Gesprächs mit Schäfer wurden hier zusammengefasst. Dieses Verfahren ließe sich m.E. gut im Bundesverband anwenden. – Von Thomas Rupp.

Das Telefon klingelt, ich nehme ab: „Rupp ...“ „Schäfer, guten Tag Herr Rupp“, höre ich eine Stimme. „Ich wollte Ihnen anbieten, bei einem Braintrust mitzumachen. Interessiert?“ Bei einem was? Braintrust ist laut Wiki „ein Gremium von Experten in wissenschaftlichen oder politischen Schlüsselpositionen, die ihr Wissen gemeinschaftlich zur Beratung beispielsweise einer Regierung einbringen.“ Ok, geht’s auch ein bisschen kleiner?

Schnell stellt sich heraus: Es geht um eine Art selbstorganisierte kollegiale Beratung. Ein gegenseitiges Coaching. Hans Walter Schäfer macht das schon seit 11 Jahren und hat dafür ein eigenes Format entwickelt. Ich lasse mich darauf ein. Wir verabreden uns regelmäßig zum Telefonieren. Jeder erzählt, woran er gerade arbeitet, was er sich vornimmt, was er in der Zwischenzeit erreicht hat. Was will er vom anderen wissen? Wie kann er helfen? Eine Stunde lang erzählen, zuhören, austauschen – fertig.

Das Gute daran: Man muss sich Ziele setzen und diese kommunizieren. Dadurch setzt man sich freiwillig unter Handlungsdruck. Es wird die Zeit kommen, in der man nach der Umsetzung gefragt wird. Durch den vorgegebenen Zeitrahmen kommt man auf den Punkt, ohne großes Gelaber. Und die Anregungen der Partner sind oft sehr hilfreich. Partner … richtig, was ich mit Hans Walter Schäfer im Doppel-Pack gemacht habe, wird optimalerweise zu dritt oder zu viert durchgeführt.

Das Konzept kann bei minimalem Aufwand
alle Beteiligten richtig nach vorne bringen.

Mich persönlich hat das Konzept ziemlich überzeugt. Es braucht einen minimalen Aufwand und kann die Beteiligten richtig nach vorne bringen – und das bei Null Kosten. Wir könnten dieses System optimal im StrategieForum nutzen. Jeder für sich kann solch eine gegenseitige Beratung nach dem Braintrust-Prinzip starten. Also hier eine Schritt-für-Schritt-Anleitung...

Was du brauchst: Drei bis vier Teilnehmer

Du brauchst ein Thema, Projekt oder Problem, das dich beschäftigt. Ein Telefon, einen Computer und eine Idee, mit wem du starten willst. Schäfer beschäftigte sich z.B. einmal mit dem Thema Suchmaschinen. Er hatte einen jungen Mann im Sinn, den er dazu einladen wollte. Als dieser zusagte, überlegten sie gemeinsam, wen man noch dazu nehmen könnte.

Der junge Mann holte noch einen Freund ins Boot und Schäfer brachte die vierte Person. Wie sich die Gruppe genau findet ist nebensächlich. Man könnte sich z.B. auch bei eine strategischen Auszeit kennenlernen oder sonst wo. Wichtig laut Schäfer ist, dass die Chemie und die „Größenordnung“ stimmen.

Das erste Mal: physisches Treffen sinnvoll

Insbesondere wenn man sich nicht kennt, ist ein einmaliges persönliches Treffen zum Beginn der Coaching-Periode sinnvoll. Dabei stellt jeder sich selbst und seine Thematik vor, samt Erwartungen an die Kooperation. Außerdem werden die organisatorischen Dinge geklärt: Wie funktionieren die Regeln? Wann telefoniert man? Wer kümmert sich um die Konferenzschaltung (z.B. über meebl.de)? etc.

Nach dem ersten persönlichen Treffen läuft
die Aktion per Telefon maximal drei Monate lang.

Es ist eigentlich selbstredend, soll aber hier trotzdem erwähnt werden: Der Begriff Braintrust besteht aus den Begriffen Brain und Trust. Der erste – Gehirn – bezieht sich auf das gemeinsame „hirnen“. Und Trust bedeutet Vertrauen. Also sei hier doppelt unterstrichen: Vertrauen und Vertraulichkeit über alle im Rahmen der Kooperation verlautbaren Inhalte muss eine absolute Selbstverständlichkeit sein – nichts davon verlässt die Gruppe.

Die Basics: Einige Grundregeln

Nach dem persönlichen Treffen läuft die Aktion maximal drei Monate lang. Diese zeitliche Begrenzung ist laut Schäfer wichtig, damit man die Sache ernst nimmt, Disziplin wahrt und die Chance nutzt. Wenn das unbegrenzt läuft, dann schwänzt man früher oder später die Termine.

In dieser Zeit finden rund 10 Telefontermine statt. Diese wöchentlichen Termine sollten von vorneherein festgelegt werden. Am besten immer am selben Wochentag zur selben Uhrzeit: z.B. Mittwoch, 8 Uhr. Dauer: eine Stunde.

Vorbereitung der Telefontermine

Ein Tag vor jedem Telefontermin – und zwar so, dass alle Beteiligten noch Zeit haben, ihn zu lesen – schickst du dann deinen einseitigen Wochenbericht an die anderen Teilnehmer. Dazu gibt es ein Formblatt mit folgenden Feldern:

  • Was sind meine Ziele für die gesamte Coaching-Periode.
  • Ziel für Monat 1, Ziel für Monat 2, Ziel für Monat 3
  • Was waren meine Ziele für die vergangene Woche?
  • Was wurde erreicht? Wie habe ich den Erfolg gefeiert?
  • Was sind meine Ziele für die kommende Woche?
  • Habe ich Fragen an die Gruppe? Wobei soll sie mir helfen? Wofür brauche ich Support?
  • Welche kreativen Lösungen/Brainstorming-Ideen kann ich der Gruppe geben?
  • Dann folgen die Teilnehmer mit entsprechenden Kontaktdaten.

Also am Tag vor dem nächsten Treffen setzt du dich hin und denkst das alles durch. Dafür braucht du nicht mehr als 30 Minuten Zeit. Du bist gezwungen, dich zu fokussieren und dich selbst zu fragen, was du erreicht hast und was nicht. Bringe das zu Papier und sende es an die Kollegen. Lies kurz die Berichte der anderen Teilnehmer und mache dir ein paar Notizen mit Ideen oder Fragen bzgl. ihrer Projekte. Somit kann die Telko am nächsten Morgen reibungslos ablaufen.

Ablauf der Telefontermine

Je nach Anzahl der Teilnehmer hast du wie jeder andere auch ein Zeitfenster von 15 bis 20 Minuten. Diese Zeit nutzt du, um über die Aktivitäten der letzten Woche zu berichten. Wo bist du weitergekommen? Was ist weniger gut gelaufen? Wo hättest du gern ein Feedback oder einen Rat der anderen? Das Ganze geht reihum.

Interessant wie immer bei solchen Coachings sind die verschiedenen Blickwinkel der Außenstehenden, die dir einen wichtigen Impuls geben können. Vielleicht sticht ihnen etwas sofort ins Auge, was du einfach nicht sehen kannst, weil du zu sehr involviert bist. Ebenso hilfreich kann es sein, wenn du siehst, wie andere bei ihren Projekten vorgehen. Wie packen sie die Sache an? Wo haben sie Engpässe und wo feiern sie Erfolge?

Einen weiteren Vorteil bestätigt Hans Walter Schäfer: Es gibt auch einen Ansporn, wenn andere ihre Ziele runterreißen und du selbst hast vielleicht nicht alles erreicht, was du dir vorgenommen hast. Dieser leichte Druck, dem du dich da freiwillig aussetzt, kann schon etwas bewirken. Insbesondere vielleicht bei Einzelkämpfern. Ganz wichtig bei den Telkos – das betont Hans Walter Schäfer – eindringlich: Disziplin! Es muss eine Person bestimmt werden, die das Treffen moderiert und auf die Einhaltung der Zeit und der Vereinbarungen generell drängt. Das kann auch immer dieselbe sein.
Natürlich, so Schäfer, komme es mal vor, dass einer der Teilnehmer an einem Termin weniger zu berichten hätte. Die eingesparte Zeit könne dann ein anderer nutzen. Wenn aber die anvisierte Zeit z.B. jedesmal überzogen würde oder die Leute laufend zu spät kämen, dann wird die gesamte Veranstaltung nicht mehr ernst genommen.

Oftmals entsteht während der Telko Gesprächsbedarf zwischen zwei Teilnehmern. Zum Beispiel stellte sich einmal heraus, dass ein Teilnehmer eine Diplomarbeit zu einem Thema schrieb, das Schäfer gerade beschäftige. Oder jemand hat einen tiefer gehenden Ratschlag für dich oder möchte einen Gedanken vertiefen. All dies ist natürlich sinnvoll und erwünscht aber eben nicht während der Telko. Um den Austausch zu vertiefen, kannst du dich jederzeit mit einem der Kollegen persönlich oder am Telefon verabreden.

Das Abschlusstreffen: Gemeinsames Essen zum Abschied

Nachdem die drei Monate vorbei sind, wird der Braintrust beendet. Zum Abschluss triffst du dich noch mal persönlich mit den Kollegen. Bei einem gemeinsamen Essen o.ä. könnt ihr die vergangenen Monate noch einmal Revue passieren lassen. Habt ihr die übergeordneten Ziele erreicht? Was könnte am Verfahren verbessert werden? Wie geht es jetzt bei euch weiter? Ja, und dann trennen sich die Wege erst mal. Man ist ein Stück des Weges gemeinsam gegangen, und das war‘s in dieser Konstellation.

Interessant sind die verschiedenen Blickwinkel der
Außenstehenden, die dir neue Impuls geben können.

Natürlich verliert man sich nicht zwangsläufig völlig aus den Augen. Vielmehr entsteht im Laufe verschiedener Braintrusts ein Netzwerk von Menschen, die man gut einschätzen kann. Man findet heraus, mit wem man vielleicht auch außerhalb der Gruppe weiter zusammenarbeiten will. Oder man kommt einige Zeit später wieder auf die Leute zurück.

Interesse?
Wenn du einen Braintrust umsetzen willst und weitere Infos zum Start brauchst, dann melde dich einfach direkt bei Hans Walter Schäfer, Tel (0 22 08) 91 699 91, Email: info@wenn-traenen-trocknen.de

 

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